行政会议接待,Rukia's Manual
一、接待准备阶段工作流程
接收接待信息:
1.确保相关责任人知晓嘉宾来访事项。
2.及时落实来访对接联络人及联系方式。
3.确定来访时间。
4.了解来访目的(eg:考察交流)可以询问对方联络人是否有会议资料需要提前拷贝。
注意:a.编写会议议程时,涉及保密内容需要回避。
b.注意措辞:一般上级单位为“指导”,平级单位为“交流”。
5.了解来访人员信息(包含单位/部门、职务、人数等)。确定来访人员的职位,邀请本公司相应职位的领导参与接待。(只多不少)
6.确认是否安排住宿、接送机/站、用餐,至少提前一天确认。
二、确定接待责任部门,明确责任人:
责任人需要全程负责接待任务,一般情况下,来访嘉宾没有离开前,接待人员不宜随意更改。确定访客的各项需求后,向领导(接待责任人)进行请示,并请示领导是否安排会议室、公司参观讲解、欢迎大屏、摄影口、礼品、以及餐叙环节。
三、确定接待方案,根据来访人员级别不同,安排不同标准的接待安排。原则上提前一天落实所有接待事项。
1.住宿、餐饮、接待陪同人员、接待车辆、会场布置、礼品门等都可视具体情况来定。
2.请示领导是否安排欢迎大屏、席卡、公司宣传册、会议签到牌、海报展架等宣传物料。
3.如果我方有会议材料需要提前收集,并在会前提前调试媒体设备!
四、制定接待WBS及日程安排,发送至各责任人。
1.制定WBS将整个接待流程做简单描述,以及涉及相关责任人的工作职责均分配到个人,并交由负责此次接待级别最高的参会人员审批。审批通过后,将该WBS及日程安排发送给相关接待人员及相关部门责任人,以及参与会议的宣传人员及其他工作人员。
2.涉及党政机关接待,WBS中不得出现“宴请”、“晚宴”等字眼,可使用“餐叙”、“工作餐”等话术,用餐地点使用另行短信通知代替,用餐信息可使用短信发送给相关领导。
3.WBS中要明确接待及陪同参观人员摄影人员、陪同就餐人员等相关责任人。其中摄影人员需全程参加,并提神确定合影位置及时间。(涉及团体合影需提前确认站位,根据人数提前摆放站架或椅子。)
4.提醒陪同人员注意着装,佩戴工作牌等。
接待进行阶段工作流程:
五、门厅迎接来访人员:
1.提前预留车位,或者电梯控梯等。在来访嘉宾抵达10分钟前,接待人员在门厅准备迎接。
2.接待人员在陪同高层领导见嘉宾之前,提前告知高层领导来访人员的级别及相关工作性质。
3.在嘉宾抵达时,接待人员主动引导我方高层领导与重要嘉宾寒暄。
六、座谈交流:
1.如安排公司参观,则先进行讲解参观。
2.涉及党政重要机关来访,利用重要嘉宾参观期间,可请对方联络人(如办公室主任、秘书长等)到会议室再次确认会场、就餐包间布置(特别注意席卡坐次),涉及临时增加人员,利用此时间加席卡。
3.根据参观时间做预判,提前5分钟确认是否备好茶水,不建议提前太久(茶水冷掉)或嘉宾就座后倒水(注意开水不要溅到嘉宾)。
4.根据会议接待性质安排会务服务人员,会务秘书需要做好会议记录,录音等事项。涉及机密内容,会务服务人员由内部安排。
5.会议结束前10分钟,安排引导人员就位。如需合影则根据需要提前安排好站架或椅子。接待结束阶段工作流程
七、会后工作:
1.及时整理相关材料,包括会议纪要、接待总结、合影及宣传物料,发送给相关领导。
2.做好会议督办工作,跟踪落实事项。
3.对接宣传人员做好会后报道。
4.如有回函和费用结算等事项也需要尽快完成。