注册和备案是首要步骤，需将课外辅导班合法注册并按规进行备案。可能需提供证件、申请表格及费用。

确保教师具备相应教育背景及资质，通常需教师持学历证书或教师资格证。

提供适合教学的场地及设施，如教室、黑板、桌椅等，并需符合当地安全、卫生和消防标准。

制定课程计划和教学大纲，确保教学内容满足学生需求及教育要求。

采取安全措施保障学生安全，包括安全制度、保险等。

建立健全财务管理，确保资金合法使用及透明度，需开设银行账户、制定收费标准、发放收据等。

办理具体要求依地区及政策而异，建议咨询当地教育部门或相关机构获取准确信息和指导。