在教育领域，准确计算学生的合格率和优秀率对于评估教学效果至关重要。Excel工具提供了强大的数据处理功能，使得这一过程变得简单高效。首先，确保将所有学期成绩输入到Excel表格中，准确无误地输入数据对于后续的统计至关重要。接下来，在表格底部预留两个单元格用于标记合格率和优秀率。

接下来，使用Excel内置函数进行计算。对于合格率，选择一个空白单元格，输入公式“=COUNTIF(B2:B15,">=60")/COUNT(B2:B15)”，这里的B2到B15代表学生成绩所在的列。点击确定后，Excel会自动计算出合格率。对于优秀率，重复上述步骤，但调整公式为“=COUNTIF(B2:B15,">=90")/COUNT(B2:B15)”，以反映更高分数段的标准。

计算完成后，为了使数据更具可读性，需要将结果转换为百分比形式。选中包含合格率和优秀率的单元格，右键点击选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框中选择“百分比”选项，设置小数位数为2位。点击确定后，Excel会自动将计算结果转换为百分比格式。

为了确保这些设置对所有相关单元格生效，可以使用Excel的填充功能。选择已经设置好格式的单元格，拖动右下角的小方块，将其应用到其他行或列中的类似单元格上。

通过以上步骤，不仅能够准确计算出班级或年段的合格率和优秀率，还能方便地调整数据范围或标准，以适应不同的评估需求。这种高效的统计方法不仅节省了大量时间，也为教育管理者提供了有力的数据支持。