在策划一场大型活动时，我们需要准备一系列设备和材料。下面是详细列表及其准备工作：

1. 充足的饮用水：确保为工作人员、嘉宾提供足够的饮用水，以备他们在活动中的需要。

2. 地毯铺设：在舞台入口和重要通道铺设地毯，以营造正式而友好的氛围。

3. 灯光、音响、LED设备安装调试：租赁或使用专业的灯光、音响和LED屏幕，确保活动视觉和听觉效果的最佳呈现。

4. 签到用品：准备签到本、中性笔和毛笔，以便于活动开始的签到流程。

5. 鲜花布场：根据活动场合布置鲜花，如会议桌、演讲台、茶几以及嘉宾上台的花环或花束。

6. 礼炮：如果活动需要，提前准备好礼花炮，并安排专业人员负责操作。

7. 水果盘和纸巾：在活动桌上准备新鲜水果和抽纸，以提供给嘉宾。

8. 桌椅摆放：布置好所需的桌椅，并在条件允许的情况下覆盖桌布，以增加正式感。

9. 座位安排表：提前划分好区域，并在座位上贴上座位安排表。

10. 领导座位牌：为会议或晚会的领导及嘉宾摆放好座位牌。

11. 帐篷：考虑到室外活动可能遭遇的天气变化，提前准备好帐篷，用于音响、灯光和工作人员的避雨。

12. 工作餐预定：对于重大或长时间的活动，应提前预定工作餐，确保参与者能够吃饱。

13. 观众衣着：如果活动要求观众着装统一，需提前制作或租借相应的服装。

14. 哨子、荧光棒：为了活跃晚会等活动的现场气氛，提前准备好哨子和荧光棒，并发放给观众。

15. 小礼品准备：对于需要互动环节的游园活动或晚会，准备一些小礼品以奖励积极参与的观众。

16. 提示板：对于访谈类活动，准备好提示板以便与主持人保持随时联系。

17. 礼仪用品：提前联系礼仪队，并准备好礼仪服、鞋子及礼仪盘等相关用品。

只有在这些细节上都准备妥善，我们才能确保大型活动的顺利进行。如果你希望举办一场令人印象深刻的大型活动，寻求专业的活动策划公司将是明智之举。