能力是一个很综合和概括很笼统的名称，以下是一篇关于秘书工作的文字《九段秘书》，你可以仔细查看，以了解同样的工作会有怎样不同的做法。

总经理要召开会议，以下是不同境界的秘书工作：

一段秘书：发通知。用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书：抓落实。发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书：重检查。通知到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书：勤准备。做完以上几步后，还去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书：细准备。同上几步后，还要T解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去相关资料，供他们参考。

六段秘书：做记录。在五段秘书基础上，还在会议过程中详细做好会议记录。

七段秘书：发记录。会后整理好会议记录(录音)给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书：定责任。将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份。定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书：做流程。把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务模式！